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2005-03-13
Aún cuando la facturación electrónica es un tema que se ha manejado hace tiempo atrás, fue a partir del 2004 cuando un gran número de personas comenzaron a preocuparse al respecto. El cómo emitir o recibir facturas electrónicas y los procesos que tienen que ser alterados para lograrlo, se ha convertido en una inquietud de Direcciones Generales, Departamentos de Finanzas; Contabilidad y los Departamentos de Sistemas e Informática.
¿Por qué es importante la Facturación Electrónica? ¿Cuáles son las diferencias entre emitir facturas electrónicas y facturas en papel?
Los expertos coinciden que el proceso electrónico redundará en dos grandes beneficios:
1. Ahorros en costos
2. Ahorros en tiempo
Ahorros en costos
Expertos, proveedores de tecnologías y asociaciones han dado diferentes cifras de lo que cuesta emitir y recibir una factura en papel. Los estudios varían de acuerdo al tipo de industria donde han sido realizados, ya que cada sector cuenta con características especiales que alteran un poco las cifras de dichos estudios, pero todos ellos coinciden en algunos puntos fundamentales:
• Una factura en papel tiene involucrados gastos de:
o Papel
o Impresión
o Ensobretado
o Distribución
• En una factura electrónica, los costos de papel, impresión y ensobretado no existen para el que la emite y los costos de distribución pueden ser mucho menores, ya que la distribución electrónica, no requiere gastos como gasolina, mantenimiento de automóviles, personal dedicado o de servicio de distribución como son el correo y la mensajería físicos.
• En una factura electrónica, los costos de almacenamiento obligatorios de 1, 5, 10 años o más, se reducen dramáticamente, al no tener necesidad de grandes almacenes físicos en papel.
• El proceso de un documento electrónico es mucho más barato que el de un documento físico, ya que muchas tareas pueden ser automatizadas.
• Asimismo, al existir todos los datos ya listos en un formato digital se evitan errores de captura de información
Ahorros en tiempo
Un documento que se entrega de manera electrónica, puede estar en manos del receptor en sólo unos segundos después de que fue emitido, no en días o semanas, De la misma manera, puede ser pagado segundos después de ser recibido.
Evidentemente, esto agiliza los ciclos de información y pago para todos los involucrados.
¿Y la seguridad?
El uso de la Firma Electrónica Avanzada o FEA, hace que este nuevo sistema sea mucho más seguro que cualquier sistema de manejo de documentos en papel que haya existido en el pasado.
Gracias al uso de la FEA por parte del SAT, sería muy difícil tratar de alterar una factura o generar un documento apócrifo.
Asimismo, ahora es posible verificar todos los datos relevantes de una factura en el momento en que es recibida. Información como la validez del folio del documento, la validez del certificado que lo selló o la validez del sello mismo están a un botón de distancia para el usuario que recibe la factura, cosa que hoy no existe en el papel.
La factura electrónica y el CFD
La “factura electrónica” no es más que el inicio de un proceso muy extenso que la SHCP y el SAT han denominado el CFD. El concepto del CFD o Comprobante Fiscal Digital engloba todos los documentos fiscales que hoy existen en papel y que incluyen:
• Notas de Crédito,
• Recibos de honorarios,
• Documentos aduanales y
• En general todos los comprobantes fiscales que estamos acostumbrados a manejar en
papel.
¿Cómo puedo saber más?
El SAT (www.sat.gob.mx ) ha creado un programa de capacitación gratuito para todos los contribuyentes interesados en el tema y ha demostrado una gran apertura a trabajar con las todas las entidades que deseen participar.
Acérquese a la autoridad. No se arrepentirá.
Conclusión
• Reconocimiento, impulso y capacitación por parte de la Autoridad Fiscal
• Ahorros en operación, distribución y almacenamiento,
• Reducción de tiempo en flujo de la información y del dinero, con clientes y
proveedores.
• Agilidad en los Procesos internos.
• Disminución de errores por capturas.
• Mayor seguridad y capacidades de revisar la validez de los documentos cuando se
reciben.
¿Quién diría que no?
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